Вътрешни правила за организация на административното обслужване в Община Сунгурларе

УТВЪРДИЛ:Секретар на община Сунгурларе Росица Чанева

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА  СУНГУРЛАРЕ

І.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община  Сунгурларе служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и извършваните от тях  дейности.
Чл.2. Административното обслужване в Община  Сунгурларе се осъществява при спазване на изискванията залегнали в Закона за администрацията,АПК, Наредбата за административното обслужване, Хартата на клиента на община Сунгурларе  и на правилата в Инструкцията за деловодната дейност в община Сунгурларе.
Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от служителите  на  община  Сунгурларе.
/2/  "Административна услуга" е:
1.издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2.издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3.извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
  ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.4. /1/ Административното обслужване в община Сунгурларе се осъществява чрез
Фронт-офис за административно обслужване” . Фронт –офиса е с три работни  места –издаване на документи  по  гражданско състояние;деловодство и каса.
/2/ Административното обслужване в община Сунгурларе  се осъществява с непосредственото сътрудничество между  отделните звена в общината и съответните институции и организации при извършване на интегрирани административни услуги.
Чл.5. Община Сунгурларе  задължително използва своите лого и знаме, както логото и слогана на държавната администрация при:
1.изготвяне на информационни  материали;
2.изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на информационни табла, на интернет страницата.
Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване  доверието към администрацията е качеството на приема.  
Чл.7.  Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента и оповестени чрез интернет страницата  на община Сунгурларе.
Чл. 8 /1/ Работното време за работа с клиенти във :
1.Фронт-офис за административно обслужване – ул. –“Г.Димитров”№10 от понеделник до петък от 8.30 до 17.00 ч. , с обедна почивка от 12.00 до 13.00ч.
2.Обслужването на граждани от отдел „Местни  данъци и  такси“ е от понеделник до петък от 08.00 до 17.00 ч. ул.”Г.Димитров”№2 ;
/2/ В случаите, когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на  работно време, работата на звеното продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от един  час, след обявеното работно време.
  ІІІ.ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл. 9. /1/ Центърът за административно обслужване осигурява информация за видовете услуги, извършвани от администрацията на община Сунгурларе, както и за реда и организацията за предоставянето им.
/2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:
1.ясна, точна, достоверна, разбираема, систематизирана и пълна;
2.достъпна за хора с увреждания;
3.без абревиатури, съкращения и препратки.
Чл.10. /1/ Информация за предоставяните от община  Сунгурларе услуги може да бъде получена от:
1.служителите във фронт-офиса
2.интернет страницата на община Сунгурларе  на адрес: www.sungurlare.org;
3.електронно-информационно табло във фронт-офиса.
/2/ Образци на заявления/ искания за предоставяне на административни услуги са на разположение във фронт-офиса и специализираните отдели от общината .
/3/ наименованията на административните услуги са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги
/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от фронт-офиса, с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите.
Чл.11./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията  осъществява междуведомствено обслужване на клиенти.
/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите във фронт-офиса с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на секретаря на общината.
Чл.12. /1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане във,фронт-офиса , който организира изпълнението по служебен ред.
/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за  препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел І на АПК.
Чл.13./1/ Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях действия се описват в технологични карти на процесите.
            IV.ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.14. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите, извършващи административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в община  Сунгурларе се задължават да подпомагат служителите от звената за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;
/2/Служителите от звената за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в община Сунгурларе, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл.15.Служителите,  определени  за изпълнение на административната услуга са длъжни:
-да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно определения срок;
-след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране;
-да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
-да предоставят незабавно преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
-да предоставят незабавно за регистрация незаведени преписки/ кореспонденция от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
-да не обработват документи, които не са:  регистрирани или резолирани;
-да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
-при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
-при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
-да предават документите за експедиция в деловодството с точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);входящия номер на писмото, на което се отговаря.
Чл.16. Ръководителите на структурни звена са длъжни:
/1/да контролират движението на документите и на изпълнението на услугите в деловодната електронна система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
/2/да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието;
Чл.17. За последователността на действията във връзка с регистрацията, резолирането, движението на документите, изпълнението и контрола на задачите по административното обслужване се спазват изискванията  за деловодната дейност в община Сунгурларе.
Чл.18. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от  кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен зам.-кмет, при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА от определеното със Заповедта на кмета лице или от посочените с нормативен акт лица.
Чл.19. При представяне на документ за подпис, същият предварително се подписва и съгласува от прекия ръкводител и юриста на общината., като към него се комплектова и искането/ жалбата или преписката, по повод на които е съставен.
Чл.20. /1/ Изходящите документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един, който остава заедно с преписката, при отговарящия за изпълнението.
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.
                  V.ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ
Чл.21./1/ Община Сунгурларе приема писмено или устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.
/2/ Писмените искания (включително жалби, сигнали и предложения), приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред;
/3/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, подписан от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, и се регистрират по общия ред.
/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в община Сунгурларе.
/6/ За исканията, подадени по пощата, включително и по електронната, по факс, в извън работно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.
Чл.22. /1/ Община Сунгурларе изпълнява административните услуги, посочени в Наредбата за определянето и  администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на община Сунгурларе.
/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на община Сунгурларе.
Чл.23. При работа с клиенти служителите от звената за административно обслужване спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в община Сунгурларе с  Хартата на клиента и Етичен кодекс.
Чл.24. /1/ Община Сунгурларе създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:
1.пощенска кутия за коментари, похвали, оплаквания, жалби, за сигнали срещу корупция или предложения във фронт-офиса ;
2. анкетни карти на интернет-страницата на община  Сунгурларе;
3. попълване на Анкетна карта във фронт-офиса;
/2/ Община Сунгурларе  проучва и измерва удовлетвореността на потребителите ;
/3/ В резултат на  анализирана и консултирана информация от измерването на удовлетвореността на потребителите се предприемат действия за подобряване на административното обслужване.
                   VІ.ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ
Чл.25./1/ Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.
 /2/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
    1.Кмет  на община;
2.Заместник-кметове на община;
3.Секретар на община;
4.Директори на дирекции.
/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им лично във фронт-офиса или чрез подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.
Чл.26/1/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като  това се отразява в деловодната електронна система.       
/2/Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.
/3/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
/4/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
       §1./1/Технологичните карти на процесите се изготвят от служители с непосредственото участие и контрол на ръководителите на съответните структурните звена.
       /2/ Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.

       §2. Настоящите правила са утвърдени на основание чл. 5а, ал. 1 от Закона за администрацията и чл.1, ал.2 от Наредбата за административното обслужване и влизат
в сила от датата на утвърждаването им от Секретаря на Общината 01.09.2014г.

Последни :